Heb je interesse in een kantoor- of bedrijfsruimte? Dan begint het verhuurproces met een bezichtiging van het pand.
Ben je na de bezichtiging nog steeds geïnteresseerd? Dan kun je aangeven dat je de kantoor- of bedrijfsruimte graag wilt huren. Om jouw aanvraag zorgvuldig te kunnen beoordelen, ontvangen wij vervolgens een aantal documenten van de onderneming en haar bestuurder(s).
Welke documenten hebben wij nodig?
Indien je de kantoor- of bedrijfsruimte graag wilt huren, ontvangen wij de volgende documenten:
- Een kleurenkopie van een geldig identiteitsbewijs van de bestuurder(s) van de onderneming. Hierbij dienen de pasfoto en het BSN-nummer te zijn afgeschermd.
- Een uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) dat niet ouder is dan drie weken.
- Het btw-nummer van de onderneming, indien van toepassing.
- Een recent bankafschrift van de zakelijke rekening van waaruit de huurbetalingen zullen worden voldaan. Hierbij dienen bedragen en namen van personen en bedrijven bij overige af- en bijschrijvingen te worden afgeschermd. Laat uitsluitend de voor de beoordeling relevante gegevens en eventuele bestaande huurbetalingen zichtbaar.
- De meest recente goedgekeurde jaarstukken van de onderneming, indien beschikbaar.
- Een actuele balans.
- Een actuele winst- en verliesrekening.
Zorg ervoor dat de aangeleverde documenten compleet, actueel en goed leesbaar zijn. Wanneer aanvullende informatie nodig is om de aanvraag te kunnen beoordelen, kunnen wij hier afzonderlijk om vragen.
Wat als je een startende ondernemer bent?
Ook als startende ondernemer kun je interesse kenbaar maken voor een kantoor- of bedrijfsruimte. Bij een startende onderneming zijn vaak nog geen goedgekeurde jaarstukken of uitgebreide financiële gegevens over eerdere boekjaren beschikbaar.
In dat geval ontvangen wij graag de financiële en bedrijfsmatige informatie die wél beschikbaar is. Afhankelijk van de situatie kunnen wij bijvoorbeeld vragen om:
- een ondernemingsplan;
- een financiële prognose of begroting;
- een liquiditeitsprognose;
- een actueel overzicht van de beschikbare financiële middelen;
- informatie over de financiering van de onderneming;
- een recent bankafschrift van de zakelijke rekening;
- informatie over bestaande opdrachten, overeenkomsten of verwachte omzet, indien van toepassing.
Omdat er bij een startende onderneming nog weinig of geen financiële historie beschikbaar is, kan de verhuurder daarnaast om aanvullende zekerheid vragen. Denk bijvoorbeeld aan een hogere waarborgsom, een bankgarantie of een andere passende zekerheid.
Welke documenten en zekerheden nodig zijn, wordt per aanvraag en per kantoor- of bedrijfsruimte beoordeeld.
Maakt de rechtsvorm verschil?
Ja. Welke gegevens en documenten nodig zijn, kan mede afhangen van de rechtsvorm van de onderneming.
Eenmanszaak
Bij een eenmanszaak is de ondernemer zelf verantwoordelijk voor de onderneming. Naast de bedrijfsgegevens kan daarom ook aanvullende informatie over de financiële positie van de ondernemer worden gevraagd.
Vennootschap onder firma (VOF)
Bij een VOF ontvangen wij de benodigde gegevens van de onderneming en de betrokken vennoten. Afhankelijk van de situatie kan aanvullende financiële informatie van één of meerdere vennoten nodig zijn.
Besloten vennootschap (BV)
Bij een BV beoordelen wij in eerste instantie de gegevens en financiële positie van de onderneming. Daarnaast ontvangen wij de benodigde gegevens van de bestuurder(s). Wanneer de BV onderdeel is van een grotere ondernemingsstructuur, kunnen wij ook aanvullende informatie over bijvoorbeeld de aandeelhouder(s), moedermaatschappij of groepsstructuur opvragen.
Voor andere rechtsvormen, zoals een maatschap, stichting of vereniging, kunnen eveneens aanvullende documenten nodig zijn. Wij geven per aanvraag aan welke stukken wij nodig hebben.
Wat als je geen btw-ondernemer bent?
Ben je geen btw-ondernemer of kun je de btw over de huur niet of niet volledig verrekenen? Geef dit dan zo vroeg mogelijk bij je aanvraag aan.
Dit kan namelijk van invloed zijn op de voorwaarden waaronder de kantoor- of bedrijfsruimte kan worden verhuurd. Niet iedere verhuursituatie kan fiscaal op dezelfde manier worden behandeld.
Wij beoordelen daarom per pand en per huurder welke voorwaarden van toepassing zijn. Indien nodig vragen wij aanvullende informatie over de activiteiten van de onderneming en de btw-status.
Het ontbreken van een btw-nummer betekent dus niet automatisch dat je geen kantoor- of bedrijfsruimte kunt huren. Wel kan dit gevolgen hebben voor de financiële en contractuele voorwaarden van de verhuur.
Hoe verloopt het verhuurproces?
1. Bezichtiging van het kantoor- of bedrijfspand
Voordat je een aanvraag indient, vindt eerst een bezichtiging plaats.
Tijdens de bezichtiging kun je de ruimte bekijken en eventuele vragen stellen over het pand, de huurvoorwaarden en het gebruik van de ruimte.
2. Interesse doorgeven
Wil je na de bezichtiging verder met de kantoor- of bedrijfsruimte? Geef dit dan aan ons door.
Wij informeren je vervolgens over het aanleveren van de benodigde documenten.
3. Documenten aanleveren
Na de bezichtiging ontvangen wij graag de gevraagde documenten.
4. Beoordeling van de aanvraag
Na ontvangst beoordelen wij de aangeleverde documenten en de financiële situatie van de onderneming.
Indien de documenten niet compleet zijn of wanneer wij aanvullende informatie nodig hebben, nemen wij contact met je op.
Het aanleveren en beoordelen van de documenten betekent niet automatisch dat de kantoor- of bedrijfsruimte wordt toegewezen.
5. Voordracht aan de verhuurder
Na onze beoordeling wordt de aanvraag, indien deze daarvoor in aanmerking komt, voorgelegd aan de verhuurder.
Wanneer er meerdere geïnteresseerde en geschikte ondernemingen zijn, kunnen meerdere aanvragen worden beoordeeld en aan de verhuurder worden voorgelegd.
6. De verhuurder neemt de eindbeslissing
De uiteindelijke beslissing over de verhuur en toewijzing van de kantoor- of bedrijfsruimte ligt bij de verhuurder.